SZERKEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT

I.

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK:

1. Jelen szerkezeti és működési szabályzat az érvényben levő 2001. évi 215-ös számú Közigazgatási törvény alapján lett kidolgozva. Célja a Polgármesteri hivatal működésének és a hivatal személyzetének munkájának elősegitése és korszerüsitése a követelményeknek megfelelően, ugyanakkor segitséget nyújt Ditró Község Önkományzatának munkájában.

2. A hivatal vezetése és irányitása kizárólag a polgármester hatás és feladatköre. Az ő távollétében a feladatokat az alpolgármester és a jegyző látják el.

3. Polgármesternek joga van a törvény által meghatározott kereteken belül átruházni az alpolgármesterre, jegyzőre vagy a hivatal személyzetére feladatokat.

II.

POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, ELÉRHETŐSÉGEI:

4. A hivatal elérhetősége és hivatalos megnevezése:

Ditró Község Polgármesteri Hivatala - Primaria comunei Ditrau

Székhely: Ditró, 537090, Szabadság út 9, Hargita megye

tlf.: 0266 - 353.130, fax: 0266 - 353.231

Web: www.gyergyoditro.ro

e-mail: clditrau@gmail.com

III.

A POLGÁRMESTERI HIVATAL SZEMÉLYZETE ÉS

SZERKEZETI FELÉPITÉSE

5. A polgármesteri hivatal feladatkörét kinevezett közhivatalnokok vagy munkaszerződéssel alkalmazott személyek látják el.

6. Minden közhivatalnok vagy alkalmazott személy a munkaköri leirásába foglalt feladatkört látja el. A munkaköri leirást a személy kinevezése vagy alkalmazása során kapja meg, melyet a jegyző köteles a személy rendelkezésére bocsájtani.

7. A személyzet a Közhivatalnokokra valamint az Egyéni Munkaszerződéssel alkalmazott személyekre vonatkozó Belső Szabályzat előirásainak köteles alávetnie magát.

8. A személyzet a hivatal részlegei keretén belül látja el feladatkörét, a következő ágazatokban:

• Titkárság

•  Anyakönyvi iroda.

• Adó és illeték osztály.

• Területrendezési iroda.

• Kataszteri iroda.

• Mezőgazdasági iroda.

• Szociális iroda.

• Könyvelőség és pénztár.

IV.

POLGÁRMESTER, ALPOLGÁRMESTER

9. A Polgármester a törvény által mgehatározott keretek között választott személy, aki közhatalmat gyakorol.

10. A hivatal keretén belül, a mindenkori polgármester polgármesteri rendelkezéssel nevezi ki a közhivatalnokokat, valamint az egyéni munkaszerződéssel alkalmazott személyeket, melyet a jegyző láttamoz.

11. Polgármester átruházhat feladatokat az alpolgármesterre, jegyzőre, valamint a hivatal személyzetére, törvényes feltételek között.

12. A polgármester távollétében az alpolgármester helyettesiti őt, kivételes esetekben a jegyző.

V.

A HIVATAL JEGYZŐJE, IRÁNYITÁSA ÉS VEZETÉSE

13. A hivatal jegyzője:

1. a hivatal jegyzője, mint vezető beosztásban levő közhivatalnok, a törvény által megszabott és előirt feltételek között gyakorolja tevékenységét és hatáskörét.

b.) a törvény értelmében bizonyos feladatkörökkel rendelkezik, amiket távóllétében átruházhat az általa irásban megnevezett és polgármesteri rendelkezéssel kinevezett közhivatalnokra.

A jegyző segitséget nyújt a polgármesternek:

a.) a hivatali fegyelem megteremtésében, a kölcsönös vezetői-beosztotti információcsere megteremtésében.

1. az ügyrendi és napi feladatok következetes,tervszerü kiadásában és a végrehajtás számonkérésében

2. munkaszervezettség biztosításában.

14. A hivatal irányítása,vezetése 

• A Polgármester:

- általános és elvi iránymutatást ad a müködéshez,biztosítja a munkavégzés személyi feltételeit.

• A hivatal és az önkormányzat munkájának szervezése, a döntések előkészítése és a végrehajtás koordinálása során köteles szem előtt tartani:

- a tanácsülés anyagainak leadásához jelölje meg azt a határnapot, melynek letelte után az ülésre szóló meghívó és az ülés anyaga még időben kiküldhető.

- a tanácsi előterjesztések elkészítéséhez a hivatal érintett dolgozója adjon szakmai segitséget és információt. Elő kell segíteni, hogy az előterjesztések fogalmazási valamint az alaki és tartalmi követelményeknek megfeleljenek.

- a kiküldött anyagból tünjön ki, hogy a jegyző/ titkár törvényességi szempontból áttekintette azokat.

- a hivatal vezetői bármilyen tanácsi előterjesztéshez az álláspontját rögzítő szakmai kiegészítést terjeszthetnek elö a jegyző láttamozásával.

- a testületi határozatokról készült, a felruházott személyeknek a törvényes határidőn belül megküldött,szakvéleményezett, összegezett tapasztalatokat a jegyző jelentés formájában átadja a polgármesternek írásban.

- a tanácsi bizottságok mellé az adott belső szervezeti egység egy dolgozóját meg lehet bízni a bizottsági munka segítése, koordinálása céljából, a megbízást a jegyző adja, előzetesen konzultálva az érintett alkalmazottal.

VI.

15. A hivatal munkarendje és ügyfélfogadása

a.) Hivatali munkaidő

1. a rendes munkaidőtől csak a polgármester engedélyével lehet eltérni.

2. munkaidő alatt a munkahelyről bármilyen okból eltávozni csak a belső szervezeti egység vezetőjének tudtával vagy a polgármester engedélyével lehet.

3. a munkavégzést befolyásoló akadályozás esetén a lehetőség szerint azonnal értesíteni kell a közvetlen hivatali felettest.

4. A hivatal ügyfélfogadása:

       Hivatal                            Adóhivatal

Hétfő 9 - 15                         H - Cs. 9 - 13

Kedd   9 - 15                       Péntek 9- 12

Szerda 9 - 15

Csütörtök 9 - 15

Péntek 9 - 13

Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a hivatal bejáratánál, az irodák bejáratánál, világosan érthető, kétnyelvü tájékoztató táblákat kell elhelyezni, melyből kitünik a munkaidő, ügyfélfogadás, a munkacsoport megnevezése és az általuk végzett feladatok, a dolgozó neve és beosztása.

16. A kiadmányozás rendje:

a.) a hivatal és a saját feladat hatáskörében a kiadmányozási jogkört teljes egészében a polgármester gyakorolja, távollétében az alpolgármester helyetesíti.

b.) a tanács és a hivatal képviseletében, valamint a saját feladat és munkakörében a kiadmányozási jogot kizárólag a jegyző gyakorolja, távollétében az általa írásban meghatalmazott személy helyetesíti.

c.) hatósági ügyintézes során, egyedi hatósági ügyekben az eljáró ügyintéző az alábbi közbenső intézkedéseket teheti:

• idézés, meghivó kibocsátása

• hiánypótlásra felhivás

17. Ügyvitel, ügykezelés, irattározás, iratvédelem: 

Az ügyviteli és leíró feladatok közvetlen vezetője a jegyző, aki megbízhat bizonyos személyeket a feladatok részbeni vagy teljes elvégzésével.

Legfontosabb ügyiratkezelési mozzanatok:

• az érkezett küldeményeket a polgármester, ennek távólléteben pedig a jegyző bontja fel ( kivétel, ha személyre szólóan van címezve)

• a jegyző vagy az általa megbízott hivatalnok (hivatali dolgozó) végzi el a küldemények elosztását a belső szervezeti egységek között.

• Az ügyköri jegyzék alapján az iktató közvetlenül is elvégezheti a névre szóló iktatást, ha a jegyző erre utasítást ad.

18. Tervszerű munkavégzést segítő módszerek

• a polgármester a hivatal dolgozói részére minden hétfőn reggel munkaértekezletet tart, ezáltal elősegítve a heti feladatok megbeszélését. A polgármester távollétében az alpolgármester vagy a jegyző tarthatja a munkaértekezletet, melyről utólag tájékoztatni kell a polgármestert.

• a polgármester az alpolgármesterrel és jegyzővel a közös feladatokat naponta egyezteti.

19. Egyéb munkaszervezési feladat:

• minden dolgozó folyamatos helyetesítéséről gondoskodni kell.

• A polgármester a hivatal vagy az illető személy saját tulajdonában levő személygépkocsit biztosítja annak az ügyintézőnek, akinek feladatai ellátásához indokolt.

• Utiszámlát, elszámolást (delegáció) a kiszállást követő 8 napon belül be kell nyújtani aláírásra a polgármesternek, de előtte az alpolgármester vagy a jegyzőnek láttamozni kell.

• A hivatal dolgozói kötelesek a jelenléti ívet rendszeresen vezetni, ezt a polgármesternek hetente kell áttekinteni és kézjegyével igazolni.

VII.

ZÁRÓRENDELKEZÉSEK

20. Az ügyrendet (szabályzatot) a hivatal minden dolgozója alaposan meg kell ismerje. A változásokat a jegyző löteles átvezetni és erről a munkatársakat tájékoztatni.

21. A hivatal dolgozói névjegyükkel igazolják,egy külön aláírási íven, hogy az ügyrend tartalmát megismerték.

22. Az ügyrend a képviselő-testület jóváhagyása után lép hatályba, melyet az első lapon záradékolni kell a polgármester és a jegyző aláírásával.

23. Az ügyrend 1. Számu hivatalos példányának naprakész állapotba tartásáról a jegyző gondoskodik.

24. A helyi önkormányzatokról szóló 215/2001-es törvény alapján a polgármester, az alpolgármester, illetve jegyző kizárólagos jogositványait érintő, illetve azoktól eltérő ügyrendi szabályozás a tisztségviselők beleegyezésével történhet.

25. A polgármester évente írásban értékeli az alkalmazottak szakmai munkáját.

26. Jelen ügyrend mellékletei:

- 1-es Számú Melléklet: alpolgármester feladat és hatásköre

- 2-es Számú Melleklet: szervezeti felépítes ( organigrama)

- 3-as Számú Melléklet: szerkezeti felépítés ( stat de funcţii)

- 4-es Számú Melléklet: Jegyzői átruházó megbízás.

Készítette: Bajkó Károly

Jegyző